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5 points fondamentaux pour mener un entretien ou une réunion

Dans cet article, je souhaite vous présenter les facteurs qui vous permettront d’avoir la mainmise sur une réunion que vous organisez ou un entretien. On utilise également l’expression “avoir le lead”, signifiant que vous êtes le “chef d’orchestre” de la réunion, que c’est vous qui l’encadrez (temps, problématiques abordées…) et qui la dirigez.

réunion

Ici on va surtout s’intéresser aux cas de figure suivants :

– Vous êtes en recherche d’emploi et vous activez votre réseau pour réaliser des entretiens avec différents interlocuteurs (opérationnel, RH…).

– Vous devez organiser une réunion dans le cadre de votre travail.

Toutefois, ces conseils peuvent s’appliquer à toute forme d’entrevue professionnelle (interview, prospection commerciale…). A ce propos, lorsque je rencontrais des prospects (potentiels futurs clients) dans l’exercice de ma fonction d’ingénieur d’affaires, la manière dont je menais les entretiens était similaire à celle que je vais vous présenter aujourd’hui.

Concernant les différentes étapes de l’entretien réseau, je vous encourage à vous repencher sur mon article “Utiliser son réseau pour trouver un job en 3 étapes”. Celui-ci vous expliquera notamment comment établir le contact avec des professionnels pouvant vous aider dans votre recherche d’emploi et comment réussir un entretien avec ces personnes (c’est à dire un entretien duquel vous sortez avec des informations pertinentes pour vos démarches).

Ici je vais me pencher sur la structure globale que vous devez donner à vos entretiens afin d’avoir la mainmise dessus, montrer au(x) participant(s) que vous maitrisez la situation et à l’arrivée, avoir rempli les objectifs de la réunion Winking smile.

Bien entendu, je ne vais pas aborder les entretiens d’embauche à proprement parler puisque ce ne sont pas des entrevues sur lesquelles vous avez le “lead” (ce n’est pas vous qui encadrez l’échange mais le recruteur).

1 – Validation du temps

En premier lieu, il est très important de donner un cadre temporel à vos interlocuteurs ! En leur indiquant la durée (estimée) de la réunion, ils se sentiront beaucoup plus à même d’aller dans votre sens durant celle-ci.

Pourquoi cela ? Imaginez que vous rencontriez un contact réseau, un professionnel que l’on vous a recommandé pour vous aiguiller dans votre recherche d’emploi. Il s’agit généralement de personnes occupées, ayant des impératifs à gérer. Le fait de vous aider n’est clairement pas sa priorité et c’est normal.

Ainsi, en lui demandant son accord sur la durée de votre échange, il ne se sentira pas contraint et sera beaucoup plus détendu puisque il saura que, au bout de tant de temps, il retournera à ses activités.

Au début de l’entretien, posez lui donc la question : “Combien de temps voulez-vous qu’on se donne pour notre échange ?”.

En plus de lui montrer que vous êtes soucieux du temps que vous lui prenez, vous disposerez également d’un repère temporel et ça c’est une excellente nouvelle dans la mesure où c’est vous qui menez l’entretien et devez ainsi gérer les différentes étapes de celui-ci (étapes que vous pouvez notamment retrouver dans cet article, dans le cas de l’entretien réseau Smile).

Concernant les réunions au travail, cette étape n’est pas forcément obligatoire puisque dans la plupart des entreprises, nous recevons un avis de réunion nous précisant le créneau horaire correspondant.

2 – Donner l’objectif et le plan de la réunion

Ici en revanche, c’est une étape obligatoire dans tous les cas de figure. En début d’article, j’ai précisé qu’il était important de définir le cadre de la réunion afin que les personnes présentes soient impliquées.

Le cadre concerne la durée de la réunion mais aussi son objectif (pourquoi les personnes sont-elles venues ?) et les thématiques abordées/le déroulement de la réunion (quelles sont les différentes étapes ? Comment avez-vous l’intention d’atteindre l’objectif fixé ?).

Imaginez que vous deviez partir en voyage d’affaires.

On vous précise qu’il s’agit de Sydney (Australie) alors que vous habitez à Lyon (Objectif).

Vous allez ainsi partir de votre appartement en voiture, garer celle-ci au parking de l’aéroport, prendre l’avion Lyon-Sydney, puis arrivé à l’aéroport australien, prendre un taxi pour vous amener à votre hôtel (Plan détaillant les étapes pour atteindre l’Objectif).

Entre le moment où vous avez quitté votre appartement et le moment où vous posez le pied dans votre chambre d’hôtel à Sydney, il s’est écoulé 30 heures (Repère temporel).

Auriez-vous pu réaliser le trajet [appartement de Lyon – Hôtel à Sydney] sans l’une des deux premières informations ? La réponse est non. Quant à la troisième, il n’est pas obligatoire de l’avoir pour accomplir ce voyage mais tout de même, connaître le temps que vous allez mettre pour arriver à destination vous rassurera. Winking smile

Terminez une nouvelle fois cette étape par la validation de votre (vos) interlocuteur(s) : “Ca vous va ?”. Si c’est oui, enchainez.

3 – Pratiquer l’écoute active durant la réunion

Dans la mesure où vous êtes le leader de la réunion, c’est vous qui avez la responsabilité de réaliser son suivi et de faire en sorte que celle-ci aille dans la direction voulue (objectif).

Pour cela, il est fondamental que vous écoutiez parfaitement les personnes qui s’expriment afin qu’aucune données (ou presque) ne vous échappent. L’écoute active est un exercice difficile puisqu’il s’agit de “débrancher” son cerveau (faire abstraction de toute forme de distraction) pour se concentrer pleinement sur ce que la personne est entrain de dire.

Ceci est d’autant plus vrai lors d’un entretien réseau, dans la mesure où votre interlocuteur est une potentielle mine d’informations utiles pour votre recherche d’emploi.

Cette compétence se travaille et est vraiment importante lorsqu’il s’agit de scanner de l’information, qu’une autre personne vous transmet.

Autre chose, pensez à reformuler ce qui a été dit ! Non seulement cela vous aidera dans votre propre travail de synthèse de la réunion mais pour votre interlocuteur, cela va surtout constituer une preuve de votre écoute ! Winking smile

4 – Bilan de la réunion

Dans la continuité de la reformulation, il va également être important que vous fassiez un bilan de tout ce qui a été abordé au cours de la réunion à la fin de celle-ci, afin de montrer aux personnes présentes que l’échange a été productif.

Pensez également à leur présenter l’étape suivante ! En effet, préciser la “next-step” (prochaine étape) permettra une nouvelle fois d’asseoir votre rôle d’encadrant de la réunion et votre leadership (vous savez où il faut aller), mais surtout vous allez ainsi faire comprendre aux autres les futures étapes du processus ou les actions à mener.

Dans le cas de l’entretien réseau, une fois que vous avez obtenu une recommandation (objectif rempli !), la next-step doit préciser la suite de votre démarche réseau (Quand allez-vous reprendre contact avec votre interlocuteur ? Comment allez-vous contacter la personne qu’il vous a recommandé ? Pouvez-vous la contacter de sa part ?).

5 – Synthèse post-réunion

Enfin, après la réunion, effectuez une synthèse écrite de celle-ci afin de formaliser ce qui a été abordé et les conclusions auxquelles l’entretien a abouti. C’est non-seulement une nouvelle démarche de reformulation (avec les avantages que cela entraine, précédemment cités) mais aussi, dans le cas d’un entretien réseau, vous remerciez la personne pour son temps et ça c’est non négociable, il faut le faire ! Winking smile

Et puis pour une réunion de travail, il faut toujours avoir une trace écrite des éléments abordés et la transmettre aux participants et aux différents intervenants sur le sujet.

J’espère que ces quelques conseils de communication vous aideront à asseoir votre leadership et vous permettront de parfaitement mener vos entretiens/réunions Winking smile.

Je rappelle les étapes à suivre, que ce soit pour un entretien dans le cadre de votre démarche réseau, ou une réunion de travail (avec vos équipes, en prospection commerciale, pour une interview…) :

– Définissez le cadre (Temporel, Objectifs de la réunion, étapes/plans).

– Ecoutez activement vos interlocuteurs, reformulez ce qu’ils disent, guidez la réunion en faisant en sorte que les participants ne soient pas perdus (par la reformulation notamment).

– Effectuez un travail de synthèse (oral et écrit) du contenu de la réunion, en précisant notamment les prochaines étapes du processus !

Alors si vous êtes à la recherche d’un emploi, n’attendez plus et commencez à activer votre réseau et à appliquer ces conseils durant les entretiens ! Winking smile 

Si vous exercez déjà une activité professionnelle, mettez les également en pratique lorsque vous organiserez une réunion.

Si votre statut ne vous le permet pas, observez simplement les personnes en charge de réaliser ces réunions et adoptez un œil critique sur leur manière de les encadrer, par rapport à ce qui a été présenté dans cet article. Winking smile

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